Erstbericht
Nach der Anfangsphase: Ausgangslage, Auftrag, Hypothesen und die vereinbarten Ziele der Hilfe.
Für Jugendämter & Familien
Berichte, die man verstehen kann
Dokumentation ist kein Selbstzweck. Sie soll Hilfeplanung ermöglichen, Verläufe nachvollziehbar machen – und für Familien lesbar bleiben.
Berichtsarten
Was wir wann dokumentieren
Zwischenbericht
Turnusgemäß vor Hilfeplangesprächen: Verlauf, erreichte Zwischenschritte, veränderte Bedarfe.
Abschlussbericht
Zum Hilfeende: Zielerreichung, verbleibende Bedarfe und Empfehlungen für die Anschlussplanung.
Clearingbericht
Bei diagnostischen Aufträgen: strukturierte Einschätzung mit klarer Beantwortung der Fragestellung.
Grundsätze
Wie wir schreiben
- Wir schreiben so, dass Familien den Bericht selbst lesen können – ohne Fachjargon, der ausschließt.
- Beobachtung und Bewertung werden sprachlich klar getrennt.
- Ziele werden überprüfbar formuliert, damit Fortschritt sichtbar wird.
- Was im Bericht steht, ist der Familie vorher bekannt. Es gibt keine Überraschungen im Hilfeplangespräch.
- Wir benennen auch, was nicht gelungen ist – das gehört zu einer belastbaren Einschätzung.
Ablauf
Vom Termin zum Bericht
Dokumentation entsteht laufend – nicht erst kurz vor der Abgabefrist.
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Kontaktdokumentation
Nach jedem Termin halten wir kurz fest, was Thema war und welche Vereinbarungen getroffen wurden.
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Fachliche Reflexion
In Team und Supervision prüfen wir Hypothesen und passen die Hilfeplanung an, wenn nötig.
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Berichtsentwurf
Wir formulieren den Bericht entlang der vereinbarten Ziele – Beobachtung getrennt von Bewertung.
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Rückkopplung mit der Familie
Die Familie erfährt den Inhalt, bevor der Bericht das Haus verlässt.
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Übermittlung
Der Bericht geht fristgerecht und auf gesichertem Weg an die zuständige Fachkraft.
Häufige Fragen zu Berichten
Bekommen Familien den Bericht zu sehen?
Ja. Wir besprechen den Inhalt vor der Weitergabe mit der Familie. Berichte, die eine Familie zum ersten Mal im Hilfeplangespräch hört, beschädigen das Arbeitsbündnis – deshalb machen wir das nicht.
In welchen Abständen berichten Sie?
Das richtet sich nach der Vereinbarung mit dem Jugendamt, üblich sind halbjährliche Zwischenberichte sowie ein Abschlussbericht. Bei Bedarf berichten wir auch anlassbezogen.
Wie gehen Sie mit sensiblen Informationen um?
Wir dokumentieren nur, was für den Auftrag erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung). Besonders schützenswerte Details nehmen wir nur auf, wenn sie für die fachliche Einschätzung notwendig sind.
Wie lange werden Unterlagen aufbewahrt?
Wir bewahren Unterlagen so lange auf, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen, und löschen sie anschließend. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Kann ich als Elternteil einer Weitergabe widersprechen?
Im Rahmen einer beauftragten Hilfe besteht eine Berichtspflicht gegenüber dem Jugendamt, die wir zu Beginn transparent machen. Außerhalb dieses Auftrags geben wir Informationen nur mit Ihrer schriftlichen Entbindung von der Schweigepflicht weiter.
Fragen zur Dokumentation in einem laufenden Fall?
Melden Sie sich – wir klären Zuständigkeiten, Fristen und Formate gern direkt.